ITblog

Moje przemyślenia i doświadczenia związane z wdrażaniem EPM w oparciu o Project Server 2007 i SQL Server Reporting Services, część pierwsza.

Poznaj swojego wroga

EPM, czyli Enterprise Project Management to system służący do zoptymalizowania, a w niektórych przypadkach do zautomatyzowania, procesu zarządzania projektami. Każdy, kto zetknął się w swojej firmie z co najmniej kilkoma projektami, a co chyba ważniejsze - z kilkoma menedżerami projektów, dobrze wie, że utrzymanie spójności metodologii i praktyki zarządzania projektami to rzecz niebanalna, i co najmniej trudna. Wdrożenie narzędzia, jakim jest EPM może okazać się jeszcze trudniejsze.

Wyzwania:
- brak “Biura Zarządzania Projektami” - jeśli potrzeba implementacji EPM wychodzi od jednostki, która zajmuje się nadzorowaniem (ang. oversee) (nie zarządzaniem!) wszystkich projektów firmowych, tzw. PM Office, czy po polsku Biuro Zarządzania Projektami, to prawdopodobnie EPM odniesie sukces
- zarząd firmy/dyrektor działu/dyrektor regionalny - sponsor projektu - kluczowa osoba w procesie, bez której ciągłego wsparcia, impelementacja EPM będzie jedynie kolejnym skomplikowanym narzędziem, z którego nikt nie będzie korzystał
- przyzwyczajenia ludzkie - zajmie co najmniej miesiąc albo co najmniej dwa projekty, by przekonać osobę do tej pory zarządzającą projektami w Excelu, do przesiadki na Project Professional. Kolejny miesiąc i kolejny projekt zajmie takiej osobie przysposobienie Project Server. W odniesieniu do szybkości przyswajania nowych technologii, ludzi można podzielić na trzy grupy: entuzjaści, obserwatorzy i sceptycy. Ci pierwsi natychmiast przyjmują wszystkie nowinki techniczne, drudzy czynią to wolniej i jedynie kiedy wszyscy entuzjaści ochłoną z euforii, a sceptycy ostatecznie, po dłuższym czasie i kiedy produkt jest już dostępny w kolejnej, ulepszonej wersji, przekonają się do migracji. Jeśli firma, która wdraża EPM nie ma osób, które entuzjastycznie podchodzą do nowego systemu, (każdy) projekt wdrożenia upadnie z powodu braku zainteresowania.
- zmiana sposobu myślenia - słowa kluczowe: centralizacja, globalizacja, ścisłe harmonogramy, punktualność, automatyczne raportowanie o problemach, dystrybucja zasobów - kluczowe dla kadry zarządzającej atrybuty EPM mogą okazać się sporą barierą dla osób zarządzających projektami
- wiele szablonów i modeli raportów - tygodniowe, miesięczne, w Excelu, Wordzie, PDF’ie, jako email, załącznik, z różnymi statusami (niektórzy używają systemu kolorów: zielony, zółty, czerwony, inni strzałek: góra, dół), z różnymi polami i ich objętością (np. opis projektu - od jednej linijki do prawie pół strony; brak wielu istotnych elementów), różne czcionki i formaty
- wiele metodologii - programiści będą stosowali SDLC, business będzie stosował Six Sigma czy PMLite (wymieniłem tylko takie, które są stosowane w działach, które korzystały z mojej implementacji) - najmniejszym problemem w tym wypadku są różne fazy projektów, większym jest tworzenie dla tych metodologii inaczej wyglądających raportów, co często wiąże się z dodatkowymi Ent. Custom Fields
- raportowanie - dobrze zrobione i przystosowane do firmy nigdy nie będzie dostarczone wprost z pudełka. W mojej implementacji raportowanie było kluczowym czynnikiem powodzenia projektu i wiązało się z tworzeniem skomplikowanych zapytań SQL by wydobyć dokładnie to, co chciał PM. Warto widzieć raporty, jakie do tej pory były stosowane w firmie przed planowaniem projektu EPM.
- PR i marketing - bez ciągłego reklamowania i mówienia o zaletach wdrożenia EPM, nasz projekt spotka się z małym zainteresowaniem. Chociaż czasami wystarczy jeden dobrze skomponowany wykres powstały nawet z testowych danych w bazach Project Server, by nawet najbardziej oporni dostrzegli zalety.

I ostatecznie: brak formalnego szkolenia w zarządzaniu projektami wśród kadry może być sporym problemem, ale nie będzie gwoździem do trumny implementacji EPM! Często osoby, które od lat używając Excela planowały, kontrolowały i raportowały nie zdawały sobie sprawy, że często to co robiły, było praktycznym wykorzystaniem nauk Project Management Institute.

Pierwszym krokiem w pokonaniu problemu jest jego zdefiniowanie!

Część druga nastąpi…